Dictamen nº 1975 de Contraloría General de la República, de 31 de Diciembre de 2014
N° 101.975 Fecha: 31-XII-2014
Se ha dirigido a esta Contraloría General la Subsecretaría de Previsión Social, sometiendo nuevamente a consideración de este Organismo Fiscalizador su solicitud de autorización para destruir o incinerar documentos contables correspondientes al período 1982 – 2006, por cuanto estima que se cumplirían los requisitos establecidos por el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, así como los contemplados en el oficio circular N° 28.704, de 1981, de este origen, que instruye sobre la materia.
En esta ocasión, la Subsecretaría acompaña una nómina de la aludida documentación, que incluye comprobantes contables de ingresos, egresos y traspasos, antecedentes de remuneraciones y retenciones de honorarios a suma alzada, conciliaciones bancarias y otros.
Sobre la materia, cabe señalar que a través del oficio N° 32.279, de 2013, este Organismo Fiscalizador se pronunció acerca del requerimiento de dicha entidad pública, concluyendo que no resulta posible otorgar la autorización solicitada por cuanto la individualización de los documentos en cuestión carecía de la especificidad necesaria.
Enseguida, y tal como fue manifestado en el aludido oficio N° 32.279, es útil manifestar que el inciso segundo del artículo 21 de la citada ley N° 10.336 ordena que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de ese texto legal, que faculta al Contralor para adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los antecedentes de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos.
A su vez, el numeral 2 del título II del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este origen, sobre Disposiciones y Recomendaciones Referentes a la Eliminación de Documentos, establece, en lo que interesa, que la documentación relacionada con la contabilidad fiscal, municipal y, en general, gubernamental, o con cuentas concernientes a la administración de fondos o bienes del Estado, debe ser mantenida por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor.
Por otra parte, los dictámenes N°s 5.978, de 2012, 7.961 y 9.758, ambos...
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