Dictamen nº 24352 de Contraloría General de la República, de 12 de Junio de 2003 - Doctrina Administrativa - VLEX 238927470
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Dictamen nº 24352 de Contraloría General de la República, de 12 de Junio de 2003

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Vincent

N° 24.352 12-VI-2003

Alcalde de una Municipalidad se ha dirigido a esta Contraloría General solicitando un pronunciamiento acerca de la procedencia de encargar a terceros, en los términos que se indican, el bodegaje y custodia de archivos municipales.

Añade, que el particular a quien se encargaría el bodegaje no tendrá injerencia alguna en el manejo de la documentación, sino que éste sólo recibe una caja sellada, acompañada de un inventario de los documentos que contiene, y a la que se le asigna un código de barras, para su localización posterior, siendo un funcionario municipal el que deja la caja en las bodegas del particular, y el que la retira en el caso de que el municipio requiera la documentación contenida en ella, sin que particulares tengan acceso directo a los documentos.

Agrega, además, que el municipio no se libera de responsabilidad por esa documentación, y que con dicha contratación se procura dar solución al problema de falta de capacidad de espacio que enfrenta esa entidad edilicia, y se ahorran recursos económicos, si se compara con los costos que tendría que asumir el Municipio por la compra o arrendamiento de inmuebles para almacenar directamente toda la documentación que mantienen y que aumenta cada día.

Sobre el particular, cabe precisar que, conforme a lo dispuesto en el artículo 56 de Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, el Alcalde es la máxima autoridad del municipio y en tal calidad le corresponde su dirección y administración superior y la supervigilancia de su funcionamiento.

Asimismo, esa autoridad debe velar por la observancia del principio de probidad administrativa, que implica ejercer su cargo con preeminencia del interés general sobre el particular. Dicho interés general exige, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 53 de Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, el empleo de medios idóneos de diagnóstico, decisión y control, para concretar dentro del orden jurídico, una gestión eficiente y eficaz.

En ese orden normativo, y acorde con los términos en que se celebraría el contrato, se advierte que a través de dicho acuerdo de voluntades la municipalidad contrata sólo un servicio de almacenaje de la documentación para que se guarden bajo vigilancia, adoptando las providencias necesarias para que esa documentación no sea manipulada por terceros, como es la entrega de los documentos en cajas cerradas, y...

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