Dictamen nº 68963 de Contraloría General de la República, de 11 de Diciembre de 2009
N° 68.963 Fecha: 11-XI-2009
La Contraloría Regional de Magallanes y Antártica Chilena ha remitido una presentación de la Secretaría Regional Ministerial de Vivienda y Urbanismo de la Región de Magallanes y Antártica Chilena, mediante la cual expone que en el marco de la puesta en marcha de la ley N° 20.285 sobre Acceso a la Información Pública y con motivo de un proceso de “expurgo de documentos” que está ejecutando esa entidad, solicita un pronunciamiento respecto de lo siguiente:
“a) Si procede la eliminación de la documentación contable desde el año 1978 a la fecha, y que no ha sido objeto de revisiones por parte de la Contraloría.”
“b) Si procede eliminación de documentos de larga data como: actas de comisiones, certificados, circulares, oficios, resoluciones, decretos, libros de correspondencia, providencias, permisos municipales, órdenes de compra, documentos del registro contratistas, planos y proyectos.”
En relación con el asunto planteado cabe consignar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobadas, serán incinerados después de 3 años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de esa ley, conforme al cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos.
A su vez, en concordancia con las precitadas normas legales este Organismo Fiscalizador ha emitido una circular sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, mediante el oficio N° 28.704, de 1981, cuya copia se adjunta.
Ahora bien, respecto de los documentos a que se refiere la peticionaria en la letra a) de su presentación, cabe manifestar que con arreglo a lo ordenado en el referido artículo 21 de la ley N° 10.336, para que proceda su eliminación en los términos contemplados en ese precepto, ellos deben haber sido examinados por esta Entidad de Control y aprobadas las cuentas en que inciden, supuestos que no concurren en la especie.
Por otra parte, en lo que concierne a la consulta contenida en la letra b) atendido los términos genéricos en que ella se formula, la clase de documentos que menciona a título ejemplar, y lo...
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