Dictamen nº 71197 de Contraloría General de la República, de 23 de Diciembre de 2009
N° 71.197 Fecha: 23-XII-2009
Se ha dirigido a esta Contraloría General la Gerente General del Servicio de Cooperación Técnica (SERCOTEC), solicitando un pronunciamiento sobre la obligatoriedad que reviste para dicha entidad el presentar los originales de la documentación perteneciente a los beneficiarios de sus programas, atendido que se trata de empresarios privados, que a su vez necesitan, para su organización y rendición tributaria ante las entidades fiscalizadoras, los originales de la documentación exigida.
Sobre el particular y en primer término, cabe señalar que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 55 del decreto ley Nº 1.263, de 1975, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado –aplicable a SERCOTEC-, los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado, deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones y que acredite el cumplimiento de las leyes tributarias, de ejecución presupuestaria y de cualquier otro requisito que exijan los reglamentos o leyes especiales sobre la materia.
No obstante en casos calificados, podrán aceptarse en subsidio de la documentación original, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente.
Por su parte, el artículo 95, letra b), de la ley Nº 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, previene que el examen de cuentas tendrá por objeto, entre otros, comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad.
Se considerará auténtico sólo el documento original, salvo que el juez de cuentas, en el juicio respectivo y por motivos fundados, reconozca este mérito a otro medio de prueba.
De otro lado, el artículo 17, inciso segundo, del Código Tributario, preceptúa que los contribuyentes deben conservar los libros de contabilidad junto con la documentación correspondiente, mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio de Impuestos Internos para la revisión de las declaraciones.
Al respecto y en primer término, es útil tener presente que en el año 2007 y frente a una presentación que planteaba un supuesto conflicto entre las normas sobre rendición de cuentas contenidas en la ley Nº 10.336 y en el decreto ley Nº 1.263, de 1975, por una parte, y la normativa tributaria que obliga a que la documentación original sea mantenida por los contribuyentes, por la otra, el...
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