Dictamen nº 16175 de Contraloría General de la República, de 9 de Mayo de 2000 - Doctrina Administrativa - VLEX 239971686

Dictamen nº 16175 de Contraloría General de la República, de 9 de Mayo de 2000

N° 16.155 Fecha: 09-V-2000

El infrascrito cumple con remitir a Ud. el informe adjunto, emitido con motivo de la visita efectuada a la Dirección del personal del Ejército de Chile, por funcionarios de la División de Toma de Razón y Registro de esta Contraloría General.

Esta fiscalización, de carácter habitual, ha tenido por objeto, en esta oportunidad, verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias referidas a materias exentas de personal y remuneraciones, contratos sobre la base de honorarios, viáticos, feriados legales, licencias médicas, asignación de máquina, asignaciones familiares, entro otras materias, derivándose las observaciones que en detalle se exponen en el informe que se acompaña.

De lo que se resulta al respecto informar a este Organismo de Control.

INFORMA SOBRE VISITA EFECTUADA A LA DIRECCION DEL PERSONAL DEL EJÉRCITO DE CHILE

CARACTER, AMBITO Y OBJETIVOS

La visita, ha tenido carácter habitual y se encuentra contemplada en el calendario anual de fiscalización a los diversos Servicios 1e la Administración del Estado. Se ha llevado a cabo por funcionarios de la División de Toma de Razón y Registro de esta Contraloría General, haciendo presente, en todo caso, que el examen ha tenido un carácter eminentemente selectivo.

DOCUMENTACION EXENTA (Resolución N° 520 de 1996, de la Contraloría General de la República)

En relación a esta materia, es del caso hacer presente que del análisis de la documentación tenida a la vista resulta necesario plantear algunas observaciones al respecto.

En primer término se debe hacer presente, como cuestión previa, que la Resolución N° 520 de 1996, publicada en el Diario Oficial de 10 de Diciembre del citado año, fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Resolución N° 55 de 1992, de esta Contraloría General, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón. Así entonces, corresponde que la documentación exenta señale expresamente esta fuente legal, como reguladora de este tipo de actos administrativos.

Asimismo, de conformidad a lo previsto en el artículo 7° de la citada resolución, los decretos y resoluciones exentos del trámite de toma de razón deberán tener una o más numeraciones correlativas, distintas de aquellas correspondientes a decretos o resoluciones sujetos a dicho trámite, precedida de la palabra "Exenta". Del mismo modo, los originales de dichos decretos o resoluciones se archivarán conjuntamente con sus antecedentes da respaldo, y quedarán a disposición de esta Contraloría General para su ulterior examen.

Además, los Servicios deberán mantener un archivo especial con las instrucciones u observaciones que emita esta Contraloría General en forma específica o genérica acerca de estas materias.

ORDENES DEL DIA

En relación a este tipo de documento, se ha podido establecer que corresponden a procedimientos internos de uso habitual en las entidades de las Fuerzas Armadas, que dan cuenta de diversas materias tanto institucionales, administrativas como de reconocimiento estatutario.

A este respecto, es dable señalar que algunas materias que allí se abordan son propias de actos administrativos formales.

En efecto, esta Contraloría General, ha sostenido mediante dictamen N° 33.006 de 1984, que el ejercicio de las facultades administrativas que compete a los Jefes Superiores de los organismos públicos se materializa a través de la dictación de actos administrativos o resoluciones que se encuentran sujetos a un procedimiento preestablecido que permite que el acto se baste asimismo y cuyo cumplimiento es esencial para la validez de dichos instrumentos, tales como la indicación en su texto de las normas legales y reglamentarias que le sirven de fundamento, las consideraciones de hecho que hacen aplicable la medida adoptada, la manifestación de voluntad de la autoridad respectiva que resuelve sobre la materia y ordena los trámites posteriores que correspondan, como ser su toma de razón, notificación, comunicación o publicación, según proceda, y finalmente, la firma del funcionario facultado para ello que ha dictado el acto administrativo de que se trata.

De lo anterior, se desprende que en los casos de feriados, licencias, y permisos, entre otras materias estatutarias, deben dictarse documentos formales firmados por la autoridad respectiva, evento que no obsta a que tales materias puedan ser difundidas o comunicadas mediante el sistema de Ordenes del Día.

Respecto de esta materia, se ha observado que esa Dirección del Personal si bien cuenta con una adecuada información administrativa del personal del Ejército de Chile, resulta necesario complementar esta información de acuerdo a las necesidades y requerimientos de antecedentes que exige el proceso de toma de decisiones.

En efecto, un análisis de la documentación administrativa que se registra en las "carpetas personales" de los servidores, denota una carencia de los antecedentes necesarios, en términos de contar con copias de resoluciones que reconocen beneficios estatutarios, económicos, previsionales o personales. Ello, por cuanto resulta de toda conveniencia contar con información histórica tangible que respalde aquella ingresada a la base de datos, teniendo presente, en todo caso, que tal documentación cobra relevancia al término de los servicios como elemento de respaldo de la situación administrativa del funcionario.

De los antecedentes tenidos a la vista, aparece en algunos casos, la necesidad de que se registre, por ejemplo el título obtenido, la fecha y la institución que lo otorgó, toda vez que estos diplomas están sujetos a un pronunciamiento por parte de la Contraloría General de la República, respecto de su validez para percibir la asignación profesional a que se refiere el D.L. N° 479 de 1974, en aquellos casos en que se solicite tal beneficio y no haya habido un pronunciamiento previo.

Por otra parte, en el caso del personal médico regido por la ley N° 15.076, es necesario complementar la información con otros antecedentes, como por ejemplo, horarios compatibles, fecha de obtención del título, tiempo válido para trienios, servicios anteriores. En suma, antecedentes que permitan determinar con mayor exactitud eventuales beneficios económicos que pudieran derivarse de tales antecedentes.

PERMISOS ESPECIALES (Art. 228° DFL. (G) N° 1 de 1997)

En relación a esta materia, es del caso hacer presente que este beneficio estatutario deberá disponerse mediante una resolución exenta, en donde se indiquen las disposiciones legales que lo regulan. Haciendo presente, en todo caso, que nada impide que tal evento se comunique mediante el sistema de órdenes de servicios.

Lo anterior, por cuanto este tipo de documentos, como se ha señalado precedentemente, no cumplen las características de un documento formal.

FERIADOS LEGALES (Arts. 223°, 224°, 225°, 226 del DFL. N° 1 de 1997, (Guerra) Arts. 97° y siguientes ley N °18.834).

En relación a esta materia, cabe hacer presente que el art. 223 del citado DFL. N°1 de 1997, remite el procedimiento de otorgar este beneficio estatutario a las normas establecidas en la ley N° 18.834, actual Estatuto Administrativo, con las salvedades que el mencionado DFL. establece.

De acuerdo a lo anterior, la aplicación de la normativa estatutaria conlleva un procedimiento administrativo que la Dirección del Personal del Ejército deberá observar en lo sucesivo, en términos que este derecho estatutario debe disponerse mediante una resolución exenta expedida por la autoridad facultada para ello.

Asimismo, cabe manifestar, que el feriado legal corresponde a cada año calendario, es decir, al período. comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de cada año. El descanso siempre corresponderá a esa anualidad y no al año anterior (año vencido) como se ha estimado, debiendo los funcionarios, por regla general, hacer uso del beneficio durante la respectiva anualidad (aplica dictamen N° 38.434 de 1982). Ello, a dénos que se trate de un servidor que ingresa a la administración, en cuyo caso, tendrá derecho al descanso a partir de cuando haya cumplido un año de servicios efectivos.

Por otra parte, el feriado legal es un derecho que debe ser solicitado por el funcionario a la autoridad correspondiente a fin de que ésta resuelva sobre la petición, decisión que deberá disponerse mediante una resolución exenta emitida por la autoridad facultada para ello, documento que podrá ser modificado en la medida que este descanso no se haya iniciado. En todo caso, nada impide que la Dirección del Personal del Ejército o la unidad que corresponda, disponga informar mediante las órdenes del día las nóminas del personal que hará uso del citado feriado legal, pero dichas órdenes no pueden considerarse como un documento que reemplace a la resolución en comento, la que se sujeta a un formato distinto y reviste características formales diferentes.

De acuerdo a lo anterior, se deberán...

Para continuar leyendo

Solicita tu prueba

VLEX utiliza cookies de inicio de sesión para aportarte una mejor experiencia de navegación. Si haces click en 'Aceptar' o continúas navegando por esta web consideramos que aceptas nuestra política de cookies. ACEPTAR