Dictamen nº 32620 de Contraloría General de la República, de 25 de Agosto de 2000 - Doctrina Administrativa - VLEX 239341682
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Dictamen nº 32620 de Contraloría General de la República, de 25 de Agosto de 2000

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Vincent

N° 32.620 Fecha: 25-VIII-2000

Se ha dirigido a esta Contraloría General, el asesor jurídico de "El Diario Oficial” solicitando un pronunciamiento relativo a las normas legales y jurisprudencia aplicables a la eliminación de documentos originales que respaldan las publicaciones de ese medio de comunicación social, los que tienen el carácter de oficiales.

Al respecto es preciso señalar que "El Diario Oficial" es una entidad del Estado que se relaciona con el Ejecutivo por intermedio de la Subsecretaría del Interior y su directorio es nombrado por el Presidente de la República.

En ese contexto y para los efectos de la consulta, corresponde indicar que este Organismo mediante Circular N° 28.704 de agosto de 1981, cuya copia se acompaña, señaló que por regla general corresponde al Presidente de la República otorgar la autorización para eliminar documentos de los servicios o entidades de la Administración Pública.

Sin perjuicio de lo anterior, existen modalidades especiales que es preciso tener en cuenta en el caso que se consulta. Así el artículo 14, N° 1 del DFL N° 5.200 de 1929, del Ministerio de Educación, prescribe que deben ingresar anualmente al Archivo Nacional los documentos de los distintos Ministerios que hayan cumplido cinco años de antigüedad. El dictamen 14.870 de 1992, aclara que esa norma no señala expresamente cuales son los documentos que tienen el carácter de ordinarios, pero sí enumera diversos de ellos que por su naturaleza están destinados a conservarse.

Por su parte, el Decreto N° 721,de 1980, del Ministerio de Educación, creó la Comisión de Descarte, la que deberá proponer al Ministro de dicha cartera, normas respecto de la eliminación o desecho de la totalidad o parte de la documentación oficial que debe ingresar al referido Archivo Nacional.

La documentación no oficial que ha perdido las condiciones que la hacen útil para el Servicio, está sometida a las prescripciones del decreto N°...

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