Dictamen nº 31910 de Contraloría General de la República, de 9 de Julio de 2008
| Materia | Derecho Público y Administrativo |
N° 31.910 Fecha: 9-VII-2008
La Subsecretaría de Aviación ha solicitado a esta Contraloría General un pronunciamiento sobre la posibilidad de expedir válidamente, en soporte papel, diversos documentos que se propone obtener a partir de copias que han sido almacenadas en sus archivos por medio de microfichas o electrónicamente, para efectos de entregarlas a terceros que los soliciten, o para ser incluidas como documentos, fundantes de los actos administrativos que emita, y las ulteriores tramitaciones a que haya lugar en relación con los mismos ante esta Entidad Fiscalizadora, especialmente en materia de otorgamiento de pensiones y montepíos.
Añade que, en su opinión, la validez de los instrumentos así emitidos se fundaría en la utilización del mecanismo del cotejo previsto en la ley N° 19.088, y se enmarcaría en el principio de la equivalencia de los soportes electrónicos y en papel establecidos en la ley N° 19.799, permitiendo a ese organismo público eliminar antecedentes almacenados en carpetas manuales.
Solicitado su informe, la Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción ha señalado, en síntesis, que la figura establecida en la mencionada ley N° 19.088 tiene un objetivo distinto al propuesto por la Subsecretaría de Aviación, y asimismo, que la ley N° 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, tampoco es aplicable al supuesto a que se refiere la entidad ocurrente, en tanto exige que los documentos públicos electrónicos deben disponer de firma electrónica avanzada, y que sólo en esas condiciones será procedente poner los datos respectivos a disposición de terceros.
En relación con la materia, es necesario hacer presente que el artículo 1° del decreto ley N° 458, de 1974, autorizó el procedimiento de reproducciones en microfotografía, microtarjetas, fotografía en miniatura u otro tipo de copia fotográfica y fotocopia de las citadas reproducciones en los archivos de todas las reparticiones del Ejército de Chile y de la Subsecretaría de Guerra, las cuales, de conformidad con dicha norma, tienen, para todos los efectos legales, el mismo valor que los documentos originales, al igual que las copias que de dichas reproducciones otorguen las referidas instituciones, debidamente autenticadas, y añade que los referidos originales podrán ser incinerados, siempre que previamente se haya certificado en las aludidas reproducciones, por el jefe de la repartición a cuyo cuidado éstos se...
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